ETS MPPL KELAS A

5113100045 – DEVIRA WIENA PRAMINTYA

DESKRIPSI STUDI KASUS

Auto 2000 adalah sebuah perusahaan penjualan mobil-mobil merk Toyota. Selain menjual mobil Auto 2000 juga melayani servis dan perbaikan kendaraan purna jual.

Manajemen menghendaki para pelanggan yang sudah membeli mobil di showroomnya kelak
juga menjadi pelanggan bengkel untuk servis dan perawatan kendaraannya. Auto 2000 menginginkan kegiatan perawatan kendaraan para pelanggannya terus dilakukan secara kontinyu di bengkel-bengkel tempat pelanggan membeli kendaraannya.

Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat
mengelola hubungan antara perusahaan dengan pelanggan agar dapat dimanfaatkan pada customer care nt di perusahaan.

Pada saat ini, kegiatan yang dilakukan pada customer care  untuk mengelola data  informasi kepada pelanggan dirasakan kurang efektif oleh perusahaan.

Beberapa kendala yang dihadapi :

1. Perusahaan kurang mengenal pelanggan secara mendetail mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan pada perusahaan.
2. Perusahaan tidak mengetahui potensial pelanggan yang akan melakukan servis bulanan.
3. Perusahaan membutuhkan informasi no hp pelanggan untuk memberitahu pelanggan, saat  mobilnya sudah waktunya melakukan servis bulanan.
4. Perusahaan membutuhkan sms gateway untuk mengirimkan informasi ke pelanggan, dan  juga menerima permintaan antrian dari pelanggan yang ingin mobilnya diservis.

JAWAB          :

1.     Modul-modul yang akan digunakan dalam Sistem Informasi Pelanggan

a)     Modul Pendaftaran akun untuk hak akses.

b)    Modul Pelanggan untuk mengelola informasi data pelanggan.

c)     Modul Mekanik untuk mengelola informai data mekanik.

d)    Modul Kendaraan untuk mengelola informasi data kendaraan di Auto 2000.

e)     Modul Bengkel untuk mengelola informasi data bengkel-bengkel di Auto 2000.

f)     Modul Service untuk mengelola informasi service kendaraan.

g)    Modul Transaksi untuk mengelola data pembayaran pembelian kendaraan dan service kendaraan.

h)    Modul Laporan untuk mengelola service bulanan pelanggan dan pendapatan service dan pembelian kendaraan.

i)      Modul Notifikasi untuk mengelola service berkala pelanggan dan menerima permintaan antrian pelanggan.

2.     Gambaran Sistem dan Screenshoot aplikasi yang akan dibangun

Sistem ini merupakan sistem yang dapat melakukan proses pengumpulan data dan penyajian informasi secara otomatis tentang data pelanggan, data kendaraan, data bengkel, data service, data transaksi pembelian mobil, laporan service bulanan dan pendapatan service, serta notifikasi untuk service berkala pelanggan dan menerima permintaan antrian pelanggan. Input dari admin dan mekanik yang akan diproses menjadi data yang akurat. Keluaran dari sistem ini adalah berupa data yang bersifat update untuk membantu mengelola informasi antara perusahaan dan pelanggan lebih baik.

Context Diagram Sistem Informasi Pelanggan

Screenshoot Aplikasi

Prototype Halaman Web Sistem Informasi Pelanggan milik Mekanik (hak akses sebagai mekanik) 

3.     Ruang Lingkup dari proyek yang akan digunakan

Adapun ruang lingkup dari Sistem Informasi Pelanggan yang ini adalah sebagai berikut :

1)    Pembangunan database untuk modul-modul.

2)    Mengelola data pelanggan, data service bulanan, dan data transaksi untuk pembelian kendaran.

3)    Menu pencarian data pelanggan dan service bulanan pelanggan.

4)    Pembuatan sistem yang dapat mengelola notifikasi untuk service berkala pelanggan dan menerima permintaan antrian pelanggan.

5)    Pembuatan sistem yang dapat mengeluarkan /cetak laporan transaksi pendapatan pembelian kendaraan dan service kendaraan.

4.     Tersedia dana 150juta, KAK yang ditawarkan :

1.     LATAR BELAKANG

Sistem informasi adalah serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi yang melewati serangkaian cara yang menuntut adanya ketelitian dan ketepat waktu. Sebagai bentuk hasil dari kemajuan teknologi informasi perkembangan sistem informasi ini sudah banyak diimplementasikan disemua bidang kegiatan, dalam bidang bisnis  penyedia jasa, kebutuhan sistem informasi yang terkomputerisasi semakin terasa dibutuhkan, karena pada bidang bisnis ini kepuasan pelanggan dengan pelayanan yang diberikan merupakan modal utama, selain dari kualitas pemberian pelayanan jasanya itu sendiri.

Salah satu perusahaan yang mengembangkan usahanya pada bidang otomatif yaitu jasa penjualan dan service kendaraan adalah Auto 2000. Auto 2000 dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan pasar seiring dengan keinginan pelanggan yang selalu berubah dan berkembang, untuk bersaing sekaligus mengungguli pesaing.

Banyaknya data yang berupa beberapa arsip dan sistem pelayanan yang masih menggunakan sistem manual mempersulit pekerjaan perusahaan dan hubungan pelanggan dengan perusahaan kurang baik sehingga membutuhkan sebuah sistem infrormasi yang dapat mengelola hubungan antara perusahaan dengan pelanggan agar dapat dimanfaatkan pada customer care nt di perusahaan serta sistem yang terkomputasi.

Oleh karena itu, pembuatan Sistem Informasi Pelanggan yang mampu mengelola data pelanggan, mekanik, bengkel, service, kendaraan, data pembayaran pembelian kendaraan dan service kendaraan. Serta dapat memberikan notifikasi untuk mengelola service berkala pelanggan dan menerima permintaan antrian pelanggan. Selain itu, dapat membuat laporan transaksi untuk pembayaran pembelian kendaraan oleh pelanggan dan pembayaran service kendaraan pelanggan. Semua sistem itu dapat dilakukan dengan cepat dan akurat agar mempermudah perusahaan.

2.     MAKSUD DAN TUJUAN

1)    Menghasilkan perangkat lunak untuk aplikasi Sistem Informasi Pelanggan  yang memiliki fitur-fitur seperti informasi data pelanggan, mekanik, bengkel, service, kendaraan, data pembayaran pembelian kendaraan dan service kendaraan, laporan transaksi, dan sebagainya.

2)    Membuat proses administrasi perusahaan menjadi teratur dan akurat serta informasi yang diperlukan dapat disajikan dengan cepat, tepat, akurat. 

3)    Sistem informasi ini dapat digunakan untuk membantu dalam mengetahui data pelanggan, mekanik, bengkel, service, kendaraan, data pembayaran pembelian kendaraan dan service kendaraan dan mendapatkan hasil laporan transaksi yang akurat dan benar . 

4)    Data record transaksi dapat tersimpan dengan aman. 

5)    Dapat meminimalisir bahkan menghilangkan kesalahan-kesalahan yang mungkin seperti yang terjadi jika menggunakan pencatatan secara manual. 

6)    Dapat mengetahui dengan cepat dan mudah pelanggan yang akan melakukan service bulanan sehingga dapat menambah service pelayanan kendaraan yang lebih memuaskan. 

7)    Mempermudah pencarian data pelanggan yang berlangsung beberapa hari/minggu /bulan sebelumnya.

3.     SASARAN

Tersedianya sistem informasi pelanggan yang baik dan akurat serta mempermudah kerja perusahaan dan admin dalam pencarian data pelanggan dan service bulanan yang akan dilakukan pelanggan. Dan pembuatan laporan bulanan sehingga mendapatkan efisiensi waktu dan keakuratan data.

4.     NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA

Auto 2000

5.     SUMBER PENDANAAN

Anggaran dana untuk pembuatan Sistem Informasi Pelanggan Auto 2000 sebesar Rp 150.000.000,00 (Seratus Lima Puluh Juta Rupiah) termasuk pajak – pajak yang membebani.

6.     LINGKUP, LOKASI, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN

a.     Lingkup Kegiatan

i.               Pengembangan modul -  modul utama pada aplikasi Sistem Informasi Pelanggan Auto 2000 berbasis web adalah :

a)           Modul Pendaftaran akun untuk hak akses.

b)           Modul Pelanggan untuk mengelola informasi data pelanggan.

c)           Modul Mekanik untuk mengelola informai data mekanik.

d)           Modul Kendaraan untuk mengelola informasi data kendaraan di Auto 2000.

e)           Modul Bengkel untuk mengelola informasi data bengkel-bengkel di Auto 2000.

f)            Modul Service untuk mengelola informasi service kendaraan.

g)           Modul Transaksi untuk mengelola data pembayaran pembelian kendaraan dan service kendaraan.

h)           Modul Laporan untuk mengelola service bulanan pelanggan dan pendapatan service dan pembelian kendaraan.

i)            Modul Notifikasi untuk mengelola service berkala pelanggan dan menerima permintaan antrian pelanggan.

ii.              Pengembangan basisdata pendukung aplikasi

a.     Pengembangan struktur database

b.     Pengembangan database relationship

iii.            Menyusun dokumentasi lengkap

a.     User Requirement

b.     User Interface

c.     Migrasi data

d.     Testing (Case Test, Unit Test, Integration Test, Acceptance Test)

e.     Database Dictionary

f.      Database Security

g.     Form Input/Output

h.     Source Code yang mudah dipahami pengguna jasa

i.      User Manual

iv.            Pengadaan server

v.              Spesifikasi server minimal adalah sebagai berikut:

a)              Processor            : Intel® Core™ i3-2100 CPU (3.10 GHz, Cache 3 MB)

b)             Memory               : 8.00 GB

c)              Jenis Device        : Personal Computer

d)             Sistem Operasi  : Microsoft Windows 7 Home Edition 64 bit

e)              Software terinstall : PHP versi 6 keatas

b.     Lokasi Kegiatan

Auto 2000

c.     Data dan Fasilitas Penunjang

i.           Penyediaan oleh pengguna jasa

Data dan fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan dan harus dipelihara oleh penyedia jasa :

1.     Laporan dan Data

- Data permohonan aplikasi Sistem Informasi Pelanggan Auto 2000 dalam bentuk kertas dan elektronik

- Data administrasi Auto 2000

2.     Akomodasi dan Ruangan Kantor

- Ruangan server dan hotspot

3.     Staff Pengawas

- 2 (dua) orang admin yang bertugas memantau kegiatan penggunaan sistem.

ii.         Penyediaan oleh penyedia jasa

            Penyedia jasa harus menyediakan dan memelihara semua fasilitas dan peralatan yang dipergunakan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan.

- Meja

- Personal Computer (PC) atau notebook

d.     Alih Pengetahuan

Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan miniworkshop terkait dengan subtansi pelaksaan pekerjaan.

7.     METODOLOGI

Metodologi dan pendekatan yang dipergunakan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Pelanggan Auto 2000 berbasis web adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi Sistem Informasi Pelanggan Auto 2000 dengan berbasis kepada better / best practice dari organisasi sejenis atau relevan

8.     JANGKA WAKTU PELAKSANAAN

Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama ± 90 (sembilan puluh) hari kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.

9.     KUALIFIKASI

Kualifikasi yang diharuskan dipenuhi oleh Penyedia Jasa adalah:

1)        Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Sistem Manajemen Keamanan Informasi (Information Security Management System) Auto 2000.

2)       Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi dengan skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi.

3)       Setidaknya sudah pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.

4)       Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.

5)       Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.

6)       Memiliki production house / workshop dan tenaga-tenaga ahli yang permanen.

7)       Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna

8)       Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang/jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.

9)       Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Panitia Pengadaan, Tim Teknis, dan Tim IT dari Auto 2000

10)    Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan Auto 2000.

11)    Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

10.  TENAGA AHLI

Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :

a.     Ketua Tim (Project Manager)

Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.

b.     Sistem Analis

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

c.     Programmer/Developer

Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

d.     Database Administrator

Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga tahun). Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

e.     Quality Assurance

Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

f.      Trainers

Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

11.  KELUARAN

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :

1.     Perangkat lunak Sistem Informasi Informasi Pelanggan berbasis web yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk menangani pengelolaan informasi data pelanggan, mekanik, bengkel, service, kendaraan, data pembayaran pembelian kendaraan dan service kendaraan. Serta dapat memberikan notifikasi untuk mengelola service berkala pelanggan dan menerima permintaan antrian pelanggan. Selain itu, dapat membuat laporan transaksi untuk pembayaran pembelian kendaraan oleh pelanggan dan pembayaran service kendaraan pelanggan.

2.     Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program,

3.     Program dengan source Code,

4.     Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual,

5.     Dokumentasi SOP (system operating procedure) maupun SMP (system maintenance procedure),

6.     Instalasi aplikasi,

7.     Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan.

12.  PELAPORAN

Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:

a.     Laporan Pendahuluan, berisi :

1)    Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh;

2)    Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya;

3)    Jadwal kegiatan penyedia jasa.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buah laporan.

b.     Laporan Mingguan, berisi :

1)    Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim;

2)    Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendala - kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut;

3)    Persentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan;

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya hari Senin setiap minggu sebanyak 1 (satu) buah laporan.

c.     Laporan Akhir, berisi :

1)    Laporan pendahuluan;

2)    Laporan Mingguan;

3)    Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek ini

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buku laporan dan CD berisi seluruh laporan sebanyak 3 (tiga) buah.

5.   Tim yang mampu menyelesaikan proyek

a.     Ketua Tim (Project Manager)

Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.

b.     Sistem Analis

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

c.     Programmer/Developer

Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

d.     Database Administrator

Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga tahun). Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

e.     Quality Assurance

Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

f.      Trainers

Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.