MPPL - PROJECT CHARTER

Project Charter Document

Project Name              : Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Reservasi Hotel

Company                     : Hotel Selaras Asri

Focus Area                  : Website Design

Product/Process          : Website

Project Time               : 28 March 2016 till 19 August 2016

Cost Estimation          : Rp 76.829.500,00

Prepared By

Document Owner(s)	Project/Organization Role
Devira Wiena Pramintya	Project Manager
Yohana Desy Permatasari Ni Luh Made Asri Mulyasari	Developer
Recepsionist dan Admin Hotel Selaras Asri	Stakeholder

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	26 March 2016	Devira Wiena Pramintya, Yohana Desy Permatasari, Ni Luh Made Asri Mulyasari	Document created

1.     PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sistem informasi reservasi hotel berbasis web untuk Hotel Selaras Asri Salatiga. Website ini dipergunakan untuk mempermudah resepsionist dan admin dalam pekerjaannya mengelola hotel. Website tersebut akan berisi tentang pengelolaan informasi persediaan kamar, daftar harga kelas dan layanan kamar, pengelolaan daftar tamu, pencarian daftar tamu dan kamar, pengelolaan daftar tamu cheek-in dan cheek-out, pembatalan reservasi, penggantian tanggal reservasi, dan pencetakan laporan harian, mingguan, bulanan, serta pengelolaan daftar petugas hotel.

2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

●      Project goals

●      Objectives

●      Scope

●      Assumptions

●      Risks

●      Costs

●      Timeline

●      Approach

●      Organization

3. PROJECT OVERVIEW

Pada zaman sekarang ini, hotel merupakan fasilitas yang sudah menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi masyarakat meliputi kebutuhan traveling antar kota dalam urusan bisnis maupun wisata. Hotel dengan pelayanan yang memuaskan dan menyediakan fasilitas kamar dengan beberapa kelas, laundry, hingga restoran pasti akan banyak dikunjungi para tamu yang akan menginap. Namun dalam perkembangannya, reservasi di Hotel Selaras Asri masih menggunakan sistem yang manual. Mengingat banyaknya jumlah tamu yang berkunjung, maka masalah dalam pengelolaan informasi persediaan kamar, layanan kamar, laundry hingga restoran menjadi sangat penting. Maka tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sistem informasi reservasi hotel berbasis web yang dapat mempermudah melakukan pengelolaan hotel seperti pengelolaan informasi persediaan kamar, daftar harga kelas dan layanan kamar, pengelolaan daftar tamu, pencarian daftar tamu dan kamar, pengelolaan daftar tamu cheek-in dan cheek-out, pembatalan reservasi, penggantian tanggal reservasi, pencetakan laporan harian, mingguan, bulanan, serta pengelolaan daftar petugas hotel. Aplikasi Sistem Informasi Reservasi Hotel berbasis web ini menggunakan perangkat keras yang mendukung proses penerimaan pengolahan data seperti perangkat komputer dengan system operasi Windows 7 Ultimate, prosesor Intel Core Duo dan jaringan LAN yg menghubungkan antar computer recepsionist dengan admin. Aplikasi ini akan dibangun menggunakan database mySQL untuk penyimpanan data. Implementasi aplikasi website akan diletakkan pada server local guna stakeholder mendapatkan rasa aman karena informasi tidak akan menyebar keluar dan dapat disimpan maupun dirawat pihak dalam.

4. PROJECT SCOPE

1.     Goals and Objectives

Goals	Objectives
Proyek akan menambahkan informasi data kamar dan kelas yang kosong dan terisi, data tamu, data transaksi cheek-in dan cheek-out, data petugas hotel, pembuatan laporan harian, mingguan, bulanan dan sebagainya.	1.     Melakukan interview kepada manager hotel 2.     Melakukan interview kepada petugas hotel 3.     Menambahkan fitur informasi data kamar dan kelas yang kosong dan terisi, data tamu, data transaksi, cheek-in dan cheek-out, data petugas hotel, pembuatan laporan harian mingguan, bulanan dan sebagainya
Proyek akan mempermudah pencarian data transaksi cheek-in cheek-out dan data tamu yang berlangsung beberapa hari/minggu /bulan sebelumnya	1.     Menambahkan fitur pencarian data transaksi cheek-in cheek out dan data tamu yang berlangsung beberapa hari/minggu /bulan sebelumnya

2.   Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Interview kebutuhan stakeholder	Project Manager , Stakeholder	Melakukakan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Fitur-fitur mengenai profilling yang akan dibuat	Developer , Stakeholder	Developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan	Sistem Analyst, Stakeholder	Sistem Analyst dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang terlah di sepakati.
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)	Stakeholder, Tim proyek	Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat
Estimasi usaha setiap work product tersebut	Project Manager	Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi yang terdiri atas 3 hingga 7 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
Testing aplikasi	Trainer, Stakeholder	Trainer dan stakeholder sama-sama melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat
Implementasi aplikasi web	Tim Proyek	Tim melakukan implementasi aplikasi web.

3.   Project Deliverables

Milestone	Deliverable
1.     Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai	●      Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek ●      Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder ●      Mendapatkan data struktur organisasi Hotel Selaras Asri ●      Mendapatkan data kamar, fasilitas, dan harga Hotel Selaras Asri ●      Informasi terkait proses bisnis dengan wawancara ●      Menentukan batasan proyek ●      Menentukan estimasi kebutuhan dana awal ●      Dokumentasi pertemuan ●      Dokumen kebutuhan proyek
2. Melakukan analisis kebutuhan dari hasil wawancara	●      Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek ●      Dokumen kebutuhan proyek ●      Evaluasi ulang dengan stakeholder ●      Dokumen revisi kebutuhan yang sesuai dengan stakeholder
3. Pembuatan Sistem (prototyping)	●      Mendapatkan hasil website sementara (prototype) ●      Layanan website sudah bekerja 80 persen
4.Melakukan evaluasi Prototype kepada stakeholder	●      Feedback dari stakeholder ●      Dokumen perubahan
5. Implementasi Sistem	●      Hasil desain website telah selesai dan tetap merujuk pada dokumen kebutuhan
6. Melakukan konfirmasi hasil akhir implementasi kepada stakeholder	●      Mendapatkan feedback dari stakeholder ●      Informasi tentang kebutuhan minor ●      Dokument perubahan yang sesuai dengan stakeholder
7. Melakukan testing	●      Skenario pengujian
8. Pembuatan support (dokumen SOP, SMP, dan sosialisasi tentang penggunaan sistem)	●      Dokumen SOP (System Operating Procedure) ●      Dokumen SMP (System Maintenance Procedure) ●      Sistem dapat berjalan dengan baik dan implementasikan

4.   Deliverables Out of Scope

Hal yang tidak termasuk dalam project ini adalah booking langsung dari tamu hotel karena project ini berfokus pada aplikasi yang mempermudah pengelolaan hotel hanya untuk resepsionist dan admin. Sistem informasi yang akan dibangun ini hanya tentang pengelolaan informasi persediaan kamar, daftar harga kelas dan layanan kamar, pengelolaan daftar tamu, pencarian daftar tamu dan kamar, pengelolaan daftar tamu cheek-in dan cheek-out, pembatalan reservasi, penggantian tanggal reservasi, dan pencetakan laporan harian, mingguan, bulanan, serta pengelolaan daftar petugas hotel. Selain itu, semua data disimpan pada sebuah server.

5.   Project Estimated Costs & Duration

Project Milestone	Date Estimate	Deliverable(s) Included	Confidence Level
Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai	28/03/2016	●  Informasi mengenai Hotel Selaras Asri ●  Informasi stakeholder yang terlibat ●  Informasi proses bisnis yang ada ●  Informasi struktur organisasi ●  Batasan proyek ●  Estimasi kebutuhan dana awal ●  Dokumentasi pertemuan ●  Dokumen Kebutuhan	High
Analisis kebutuhan dari hasil wawancara	04/04/2016	●      Mendapatkan kebutuhan utama ●      Dokumen kebutuhan (final)	High
Pembuatan Sistem (prototyping)	11/04/2016	●      Prototype	High
Evaluasi Prototype kepada stakeholder	02/05/2016	●      Feedback mengenai prototype ●      Dokumen perubahan	Medium
Implementasi Sistem	04/05/2016	●      Hasil desain website telah selesai	Medium
Konfirmasi hasil akhir implementasi kepada stakeholder	12/07/2016	●      Feedback dari stakeholder ●      Dokument perubahan yang sesuai dengan stakeholder	High
Testing	26/07/2016	●      Skenario Pengujian	High
Support	12/08/2016	●      Dokumen SOP (System Operating Procedure) ●      Dokumen SMP (System Maintenance Procedure)	High

5. PROJECT CONDITIONS

1.     Project Assumptions

●      Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan Sistem Informasi berbasis web pada Hotel Selaras Asri.

●      Proyek ini diasumsikan dapat membantu recepsionist dan admin dalam pengelolaan Hotel sehingga lebih mudah, cepat dan akurat.

●      Proyek ini diasumsikan suatu website mengenai Sistem Informasi Reservasi Hotel yang selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual bagi penggunanya.

2.   Project Issues

Priority Criteria

1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2    −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.

3    −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4−Closed issue.

#	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapatkan musibah	Low	Project Manager	Kemungkinana terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim	Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
2	Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi web	High	Developer, Sistem Analyst	Kemungkinan terjadi mati listrik pada saat pengembangan proyek.	Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS untuk keadaan mendesak.
3	Data Hilang	High	Tim Proyek	Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga	Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisah dengan komputer untuk mengembangan. Menggunakan tools pendukung keamaan komputer pengembangan seperti antivirus.

3.   Project Risks

#	Risk Area	Likelihood	RiskOwner	Project Impact-Mitigation Plan
1	Dokumentasi yang tidak mendetail	High	Project Team	Melakukan validasi dengan inspeksi.
2	Server tidak kuat menangani banyak pengguna	Medium	Project Team	Melakukan proses dengan beberapa server replikasi sehingga operasi tidak dilakukan oleh satu server  saja.
3	Waktu pengerjaan yang lebih lama dibandingkan dengan rencana pengerjaan	High	Project Manajer	Memastikan milestone dilaksanakan sesuai dengan jadwalnya, jika tidak maka setiap stakeholder yang terkait harus menerima risiko agar bisa mengembalikan sesuai jadwal, seperti lembur.
4	Desain UI yang kurang user-friendly	High	Stakeholder	Melakukan teknik validasi UI dengan prototyping, bekerja sama dengan pengguna sebagai tester.
5	Server rusak	Medium	Project Manager	Back up data dari satu server ke server lain yang merupakan replikasi server utama.
6	Developer sakit pada saat pengerjaan proyek	Medium	Project Team	Mengatur waktu kerja seefektif mungkin untuk menghindari kerja lembur atau kerja berlebihan

4.   Project Constraints

●      Batasan proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut:

●      Proyek hanya melakukan pengembangan terhadap sistem infomasi reservasi.

●      Fitur yang akan diterapkan proyek adalah sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah disepakati sebelumnya.

●      Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah disepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dallam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.

●      Tingkat sekuritas web sesuai dengan permintaan stakeholder

●      Aplikasi web yang dikembangkan dibuat khusus untuk  Hotel Selaras Asri.

6. Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview se intensif mungkin dengan pihak stakeholder. Interview merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan cara interview sudah bisa mendapatkan cukup informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut kemudian diolah menjadi sebuah dokumen kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek sistem informasi reservasi.

7. Project Team Organization Plans

Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
Project Manager	Devira	• Melakukan interview terhadap stakeholder proyek • Melukan pembagian tugas • Control Project Team • Bertanggung jawab atas berjalannya proyek • Finnancial
Developer	Yohana	• Melakukan pengembangan website
Sistem Analyst	Asri	• Melakukan analisa terhadap rancangan website dan kemudian mendesain interface website
Dokumentator	Asri, Devira	• Dokumentasi pengerjaan proyek • Dokumentasi pengembangan website
Trainer	Yohana, Asri	• Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur website • Memberikan feedback ·  Melakukan pelatihan sistem ke stakeholder

8. APPROVALS

Prepared by   

Approved by